Rundung von Arbeitszeiten – einfach erklärt

Die Rundung von Arbeitszeiten bezeichnet das Auf- oder Abrunden der tatsächlich erfassten Buchungen auf feste Zeitintervalle, etwa auf volle fünf oder fünfzehn Minuten beziehungsweise auf Viertelstunden. Statt der minutengenau gestempelten Werte fließen dann gerundete Zeiten in die Auswertung und Abrechnung ein. Im Kern geht es bei der Rundung von Arbeitszeiten also um eine Vereinfachung der erfassten Daten, die jedoch nur dann zulässig ist, soweit Beschäftigte dadurch nicht benachteiligt werden.

Einzuordnen ist die Rundung von Arbeitszeiten in den historischen Kontext der Arbeitszeiterfassung. Solche Verfahren wurden ursprünglich eingesetzt, um die Abrechnung zu vereinfachen, etwa bei der manuellen Auswertung von Stempelkarten, als jede Buchung von Hand zusammengerechnet werden musste. Mit zunehmend digitaler Erfassung verliert die Rundung diesen praktischen Zweck weitgehend, weil moderne Systeme auch minutengenaue Werte ohne Mehraufwand verarbeiten. Geblieben ist die Rundung dennoch in vielen betrieblichen Regelungen und Schichtmodellen, weshalb ihre rechtliche und fachliche Bewertung weiter Bedeutung hat.

Der allgemeine rechtliche Rahmen lässt sich so umreißen: Problematisch ist eine Rundung dann, wenn sie systematisch zu Lasten der Beschäftigten geht. Wird etwa der Arbeitsbeginn stets nach oben und das Arbeitsende stets nach unten gerundet, geht tatsächlich geleistete Arbeitszeit verloren, und eine solche einseitig benachteiligende Rundung ist in der Regel unzulässig. Hintergrund ist auch das Mindestlohngesetz, nach dem grundsätzlich jede tatsächlich geleistete Arbeitsminute zu vergüten ist. Verlieren Beschäftigte durch Rundungen über längere Zeiträume hinweg Vergütung, kann der effektive Stundenlohn rechnerisch unter den Mindestlohn fallen.

Hinzu kommt die gestärkte Aufzeichnungspflicht. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung gefordert, und das Bundesarbeitsgericht hat die Aufzeichnungspflicht 2022 bestätigt. Vor diesem Hintergrund gilt eine möglichst genaue, im Zweifel minutengenaue Erfassung als sicherster Weg. Eine neutrale Rundung, die weder einseitig auf- noch abrundet, kann im Einzelfall zulässig sein, sofern sie sich nicht dauerhaft zum Nachteil der Beschäftigten auswirkt. Die folgenden Hinweise sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Die praktische Bedeutung lässt sich an einem Beispiel verdeutlichen. Stempelt eine beschäftigte Person um 7:58 Uhr ein und um 16:04 Uhr aus, so würde eine auf Viertelstunden auf- und abrundende Variante den Beginn auf 8:00 Uhr und das Ende auf 16:00 Uhr setzen. Über viele Arbeitstage summieren sich solche scheinbar kleinen Differenzen zu einem spürbaren Verlust an bezahlter Zeit. Eine neutrale Variante würde dagegen kaufmännisch zur jeweils näheren Zeiteinheit runden, sodass sich Auf- und Abrundungen im Mittel ausgleichen. Entscheidend ist also nicht allein, ob überhaupt gerundet wird, sondern in welche Richtung und mit welchem systematischen Effekt die Rundung von Arbeitszeiten wirkt.

Im konkreten Bezug zur Zeiterfassung bedeutet das: Wer Rundungsregeln nutzt, sollte diese transparent dokumentieren und regelmäßig auf ihre Neutralität prüfen. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem kann die rohen, minutengenauen Buchungen revisionssicher speichern und Rundungen lediglich als nachvollziehbare Auswertungsschicht darüberlegen. So bleibt die tatsächlich geleistete Arbeitszeit jederzeit belegbar, und etwaige Rundungseffekte lassen sich überprüfen. Damit unterstützt eine saubere Arbeitszeiterfassung sowohl die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht als auch die faire, mindestlohnkonforme Vergütung jeder geleisteten Arbeitsminute.

Im DACH-Vergleich bestehen Unterschiede, die nicht unbesehen übertragen werden sollten. In Österreich sind Rundungen zulässig, solange sie die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG) nicht aushöhlen. In der Schweiz müssen Rundungen mit der Dokumentationspflicht nach dem Arbeitsgesetz (ArG) vereinbar sein. In allen drei Ländern gilt jedoch der gemeinsame Grundgedanke, dass die Rundung von Arbeitszeiten die wahrheitsgemäße Dokumentation der geleisteten Zeit nicht unterlaufen darf.

Häufig gestellt wird die Frage, ob eine Rundung von Arbeitszeiten generell verboten ist. Das ist nicht der Fall: Eine neutrale, nicht einseitig benachteiligende Rundung kann im Einzelfall zulässig sein; unzulässig ist regelmäßig nur eine Rundung, die sich systematisch zum Nachteil der Beschäftigten auswirkt. Ebenfalls oft gefragt wird, welche Rundungsspanne erlaubt ist. Maßgeblich ist hier weniger die genaue Intervallgröße als vielmehr, dass sich Auf- und Abrundungen ausgleichen und keine Arbeitszeit dauerhaft verloren geht. Schließlich stellt sich die Frage nach der sichersten Variante: Die minutengenaue Erfassung gilt als rechtssicherste Lösung, weil sie jede geleistete Arbeitsminute abbildet und damit Streit über Rundungseffekte von vornherein vermeidet.