Warenwirtschaft

Sie erfassen und verwalten Ihre Projekte in Ihrer Warenwirtschafts-Software und suchen nach einer einfachen Möglichkeit, Mitarbeiter über Terminals auf Aufträge buchen zu lassen?

Mit Hilfe der ERP-Schnittstelle ist es möglich, eine ERP-Software (z.B. Sage OfficeLine) anzubinden, um beispielsweise Projekte, die in der Auftragsbearbeitung der Warenwirtschaft verwaltet werden, automatisch in die Zeiterfassungssoftware einzuspielen.

Das Konzept sieht dabei vor, dass die führende Software bezüglich der Pflege der Projekte und Kostenstellen die Warenwirtschaft ist und die Zeiterfassungs-Software nur die Bewegungsdaten (Zeitbuchungen auf Projekte) liefert.

Die ERP-Schnittstelle ist über SQL frei konfigurierbar und lässt sich mit Datenbank-Kenntnissen an beinahe jede Software anbinden, die auf einer bekannten SQL-Datenbank (MSSQL, MySQL, Postgres, Sybase) basiert.

Der Datenaustausch zwischen Warenwirtschaft und der Zeiterfassung ist wie folgt aufgebaut:

Eine Anwendung TimeStudioServiceERPSync.exe wird gestartet und verbindet sich automatisch mit der Zeiterfassungs-Datenbank.

SQL-Verbindung zur Warenwirtschaftssoftware

In der Datei TimeStudioServiceERPSync_SETTINGS.TXT sind die Einstellungen hinterlegt, mit welcher ERP-Datenbank sich die Anwendung verbinden soll:
1.Zeile: Datenbank-Server-Typ (MSSQL)
2.Zeile: Datenbank-Servername
3.Zeile: Datenbank-Name
4.Zeile: SQL-Benutzername
5.Zeile: SQL-Passwort
6.Zeile: in welchem Intervall (Sekunden) soll die Datenbank abgefragt werden

Programmablauf

Die Anwendung stellt automatisch eine Verbindung zur Zeiterfassungs-Datenbank her anhand der bei der Installation der Zeiterfassung vergebenen Parameter.
Danach wird eine weitere Verbindung zur Warenwirtschafts-Datenbank hergestellt mit den in den Parameters aus der oben genannten Settings-Datei.

Initial und anschließend zeitgesteuert wird folgende Datei ausgeführt:

TimeStudioServiceERPSync_0_EXTERNAL_EVENT.sql

Alle X Sekunden wird die Datei geladen und die darin enthaltene SQL-Abfrage auf der Warenwirtschafts-Datenbank ausgeführt.

Die SQL-Abfrage in der Datei ist so programmiert, dass sie eine "Checksumme" bildet von den TimeStamps der Tabellen, deren Änderungen überwacht werden - im Fall der OfficeLine-Schnittstelle sind das die Tabellen KHKProjekteSchritte, KHKProjekte, KHKKontokorrent.

Wird eine Änderung in den Warenwirtschaftsdaten erkannt, werden folgende SQL-Scripte nacheinander ausgeführt:

TimeStudioServiceERPSync_1_PULL_EXTERNAL_EXECBEFORE.sql

Diese Datei bietet die Möglichkeit, auf der externen Datenbank vorbereitende Befehle auszuführen (wird meist leer gelassen).

TimeStudioServiceERPSync_2_PULL_INTERNAL_EXECBEFORE.sql

Diese Datei bietet die Möglichkeit, auf der Zeiterfassungsdatenbank vorbereitende Befehle auszuführen. Die meisten unserer Kunden löschen hier den Projektbaum und initialisieren ihn mit Vorgabeprojekten, damit der Projektbaum aus dem Warenwirtschaftssystem vollständig "frisch" eingelesen wird.

TimeStudioServiceERPSync_3_PULL_EXTERNAL.sql

Diese SQL-Anweisung liefert den Inhalt zurück, der in die BeeProjekte-Tabelle geschrieben werden soll. Die zurückgegebenen Zeilen der SQL-Anweisung aus der Warenwirtschaftsdatenbank werden in die Projekte-Tabelle in der Zeiterfassungsdatenbank geschrieben.
Dieser Schritt sorgt dafür, dass die Projekte aus der dem Warenwirtschaftssystem automatisch in der Zeiterfassung angelegt werden.

TimeStudioServiceERPSync_4_PULL_EXTERNAL_EXECBETWEEN.sql

Hier besteht die Möglichkeit nach dem oben durchgeführten Schritt auf der Warenwirtschaftsdatenbank SQL-Befehle auszuführen (wird meist leer gelassen).

TimeStudioServiceERPSync_5_PULL_INTERNAL.sql

Die SQL-Befehle dieser Datei werden auf der Zeiterfassung-Datenbank ausgeführt.
Im Beispiel der OfficeLine-Schnittstelle kümmert sich die SQL-Abfrage um die Erzeugung von Arbeitsschritten aus Kostenstellen, die einen Projektcode haben. Die Kostenstellen werden in der Zeiterfassung gepflegt.

TimeStudioServiceERPSync_6_PULL_INTERNAL_EXECAFTER.sql

Nachdem im vorangegangenen Schritt die Arbeitsschritte aus Kostenstellen erzeugt wurden, werden über die SQL-Anweisungen dieser Datei "statische" Projekte automatisch angelegt, die nicht aus dem ERP-System importiert werden. Einige Kunden lassen diese Datei auch leer.

TimeStudioServiceERPSync_7_PULL_EXTERNAL_EXECAFTER.sql

Nach dem Abschluss der Synchronisierung können in dieser Datei auf dem Warenwirtschaftssystem Anweisungen ausgeführt werden (wird meist leer gelassen).